Zoeken

E-mail forwarding en DNS-instellingen (SPF, DKIM, DMARC) configureren voor Zendesk

Joep Windt
Joep Windt
  • Bijgewerkt

Om e-mails correct door te sturen naar Zendesk en e-mails veilig namens uw domein te laten verzenden, moet u e-mail forwarding en de juiste DNS-instellingen (SPF, DKIM en DMARC) configureren. Dit zorgt voor een optimale aflevering en voorkomt dat uw e-mails als spam worden gemarkeerd. Volg deze stappen zorgvuldig.

E-mails doorsturen naar Zendesk

Stap 1: Zendesk-supportadres noteren

  1. Ga naar het Beheercentrum in Zendesk.

  2. Navigeer naar Kanalen > E-mail.

  3. Noteer het door Zendesk gegenereerde e-mailadres (bijv. uwsubdomein@zendesk.com); je hebt dit nodig voor Stap 2.

Stap 2: Forwarding instellen bij uw e-mailprovider

De exacte stappen verschillen per e-mailprovider. Hier zijn de algemene richtlijnen:

Gmail:

  1. Open Gmail-instellingen.

  2. Ga naar het tabblad Doorsturen en POP/IMAP.

  3. Klik op Voeg een doorstuuradres toe en voer het Zendesk-e-mailadres in.

  4. Verifieer het adres via de bevestigingsmail van Gmail.

  5. Schakel Doorsturen ingeschakeld in.

Microsoft Outlook:

  1. Ga naar Instellingen > E-mail > Regels.

  2. Maak een nieuwe regel aan.

  3. LET OP: Selecteer hier de actie 'Omleiden' of 'Redirect' in plaats van 'Doorsturen'. Bij 'Doorsturen' blijft de oorspronkelijke aanvrager namelijk niet intact. Dit geldt alleen voor Microsoft Outlook.

Andere providers: Raadpleeg de documentatie van uw e-mailprovider voor het instellen van automatische doorsturing naar uw Zendesk-adres.

Stap 3: Zendesk instellen om forwarding te accepteren

  1. Ga in het Beheercentrum naar Kanalen > E-mail.

  2. Klik op E-mailadres toevoegen.

  3. Voeg uw originele e-mailadres toe (bijv. support@jouwbedrijf.nl) en verifieer dit.

Stap 4: Test de forwarding

Stuur een testmail naar uw originele e-mailadres en controleer of deze als ticket in Zendesk verschijnt.

E-mails versturen vanuit Zendesk

Stap 1: SPF instellen (Zendesk machtigen)

SPF (Sender Policy Framework) geeft Zendesk toestemming om namens uw domein te mailen.

  1. Ga naar uw DNS-provider (bijv. Cloudflare, TransIP, STRATO).

  2. Zoek het TXT-record voor uw domein.

  3. Voeg de volgende regel toe of wijzig een bestaand SPF-record: v=spf1 include:mail.zendesk.com ~all Als u al een SPF-record heeft, voeg dan alleen include:mail.zendesk.com toe aan de bestaande regel.

Stap 2: DKIM instellen (Digitale handtekening)

DKIM voegt een digitale handtekening toe aan uw e-mails, wat essentieel is voor moderne e-mailbeveiliging en deliverability.

  1. In Zendesk vindt u onder de e-mailinstellingen twee CNAME-records voor DKIM.

  2. Voeg deze twee records toe aan uw DNS-instellingen. Ze zien er meestal uit als:

    • Record 1: zendesk1._domainkey.jouwbedrijf.nl verwijzend naar zendesk1._domainkey.zendesk.com

    • Record 2: zendesk2._domainkey.jouwbedrijf.nl verwijzend naar zendesk2._domainkey.zendesk.com

Tip: Vul bij 'jouwbedrijf.nl' het e-maildomein van je bedrijf in. Bijvoorbeeld:

  • zendesk1._domainkey.cloudmotion.nl -> zendesk1._domainkey.zendesk.com

  • zendesk2._domainkey.cloudmotion.nl -> zendesk2._domainkey.zendesk.com

Stap 3: DMARC instellen (Beveiligingsbeleid)

DMARC vertelt ontvangende servers wat ze moeten doen als SPF of DKIM mislukt.

  1. Voeg een TXT-record toe aan uw DNS met de naam _dmarc.jouwbedrijf.nl.

  2. Gebruik als basiswaarde (indien u nog geen beleid heeft): v=DMARC1; p=none;

Stap 4: Verificatie en testen

Nadat de DNS-wijzigingen zijn doorgevoerd (dit kan tot 24 uur duren, maar is meestal sneller actief), moet u deze verifiëren:

In Zendesk controleren: Ga naar Beheercentrum -> Spraak en e-mail -> E-mail -> Supportadressen. Hier kunt u de status van de forwarding, SPF en DNS-instellingen controleren en op 'Verifiëren' klikken.

DKIM extern testen: U kunt de DKIM-instelling specifiek controleren via MXToolbox SuperTool.

  • Vul in het zoekveld in: dkim:emaildomein:zendesk1 (vervang 'emaildomein' door uw eigen domein, bijv. dkim:jouwbedrijf.nl:zendesk1).

Stap 5: Test verzenden van e-mails

Stuur als laatste stap een testmail vanuit een Zendesk-ticket naar een extern e-mailadres (bijv. een privé Gmail-adres) en controleer of de mail correct aankomt en niet in de spammap belandt.

Door deze instellingen te configureren, zorgt u ervoor dat inkomende e-mails goed in Zendesk terechtkomen en dat uitgaande e-mails veilig en betrouwbaar worden verzonden.