HTML handtekening instellen in Zendesk

Wil je een professionele e-mailhandtekening met afbeeldingen, kolommen of specifieke kleuren in Zendesk? Omdat het standaard "Merk-handtekening" veld geen complexe HTML ondersteunt, gebruiken we een methode via Dynamic Content (Dynamische inhoud).

Volg dit stappenplan om je handtekening centraal en professioneel in te richten.

Stap 1: De HTML-code voorbereiden

Voordat we de handtekening in Zendesk plaatsen, moeten we zorgen dat de code klaar is voor gebruik.

1. Zorg dat je HTML-code op één regel staat (zonder 'enters'). Dit voorkomt ongewenste witruimtes in de uiteindelijke e-mail.
2. Gebruik de volgende Placeholders in je code, zodat de gegevens van de medewerker automatisch worden ingevuld:
   • Naam medewerker: {{current_user.name}}
   • (Optioneel) Telefoonnummer: {{current_user.phone}}

Stap 2: Dynamische Inhoud (Dynamic Content) aanmaken

We slaan de HTML-code op als een centraal item. Zo hoef je bij een wijziging (bijvoorbeeld een nieuw logo) dit maar op één plek aan te passen.

1. Ga in Zendesk naar het Admin Center.
2. Navigeer naar Workspaces > Hulpmiddelen voor agenten > Dynamische inhoud.
3. Klik op Item toevoegen.
4. Vul de volgende gegevens in: 
   Titel: Bijvoorbeeld Handtekening Merk A of Handtekening Merk B. 
   Standaardtaal: Nederlands. 
   Inhoud: Plak hier je HTML-code (de versie op één regel).
5. Klik op Maken.

Stap 3: De handtekening instellen

De plek waar je de handtekening instelt, hangt af van hoeveel merken je beheert in Zendesk.

Situatie A: Je gebruikt meerdere merken (Multibrand)

Bij meerdere merken gebruiken we Triggers om te bepalen welke handtekening getoond wordt.

1. Ga in Admin Center naar Objecten en regels > Business rules > Triggers.
2. Open de trigger die de e-mail naar de klant stuurt (vaak genoemd: "Aanvrager en cc's op de hoogte brengen van bijgewerkte opmerking").
3. Scroll naar Acties > E-mailtekst.
4. Plak onderaan de tekst (onder de ticket comments) de volgende code. Pas de namen van de merken en de placeholders aan naar jouw situatie:

{% if ticket.brand.name == 'Merk A' %}
{{dc.handtekening_merk_a}}
{% elsif ticket.brand.name == 'Merk B' %}
{{dc.handtekening_merk_b}}
{% endif %}

Situatie B: Je gebruikt slechts één merk

Als er geen sprake is van meerdere merken, kun je de handtekening instellen in het algemene e-mailtemplate.

1. Ga in Admin Center naar Kanalen > Talk en e-mail > E-mail.
2. Scroll naar de sectie E-mailtemplates.
3. In het vak met de HTML-code zoek je naar de plek waar de content stopt (vaak vlak na {{content}}), voor </div>).
4. Plak hier de placeholder van je Dynamische Inhoud: {{dc.handtekening_naam}}.
5. Klik op Opslaan.

Stap 4: Het oude handtekeningveld leegmaken

Om te voorkomen dat er een dubbele handtekening wordt verstuurd of dat er "platte code" zichtbaar is, moet het oude veld leeggemaakt worden.

1. Ga naar Admin Center > Account > Merken.
2. Klik op het betreffende merk.
3. Zorg dat het veld Handtekening volledig leeg is.
4. Sla op.

Stap 5: Testen

Stuur altijd een testmail naar een extern e-mailadres (bijv. je privé Gmail of Outlook) om de handtekening te controleren.